Introduction
En tant que demande pour avantages sociaux flexibles en milieu de travail au Canada continue d'augmenter, de plus en plus d'employeurs cherchent des façons de favoriser le bien-être des employés au-delà de l'assurance maladie traditionnelle. A Compte de dépenses pour le mieux-être (WSA) est un programme novateur financé par l'employeur qui permet aux employés d'affecter des fonds à : les dépenses liées à la condition physique, à la santé mentale, à l'équilibre travail-vie personnelle et au mode de vie.
Mise en place d'un WSA au Canada nécessite une planification minutieuse et le respect les règlements fiscaux, et une communication claire avec les employés. Si vous êtes une startup dans Toronto, une entreprise de taille moyenne en Vancouver, ou une société établie en Calgary, a WSA correctement structuré peut améliorer la satisfaction et la productivité des employés.
Ce guide présente une approche étape par étape pour : la mise en place d'un WSA au Canada, décrivant tout ce qui va de stratégies de financement à pratiques exemplaires en matière d'administration.
Qu'est-ce qu'un compte de dépenses pour le mieux-être (WSA) ?
A Compte de dépenses pour le mieux-être (WSA) est une prestation financée par l'employeur qui fournit aux employés : une somme d'argent fixe à dépenser pour les dépenses liées au mieux-être. Contrairement Comptes de dépenses de santé (HSA), qui sont exonérés d'impôt et couvrent les frais médicaux, les WAS se concentrent sur coûts non médicaux liés au bien-être comme les abonnements aux gymnases, le soutien en santé mentale et l'équipement de bureau ergonomique.
Avantages d'une WSA pour les employeurs
- Attirer et retenir les meilleurs talents — Entreprises offrant des avantages personnalisés pour le mieux-être se démarquer sur des marchés du travail concurrentiels comme Montréal, Ottawa et Edmonton.
- Améliorer la productivité des employés — Employés ayant accès à programmes de conditionnement physique, gestion du stress et ressources sur l'équilibre travail-vie personnelle sont plus engagées et plus efficaces.
- Contrôler les coûts et la budgétisation — Ensemble des employeurs plafonds de dépenses fixes, faisant de SAS un prévisible et évolutif option d'avantages.
Avantages d'une WSA pour les employés
- Soutien personnalisé au mieux-être — Les employés peuvent choisir comment utiliser leurs fonds, en rendant les SAS plus nombreux précieux et percutant.
- Bien-être holistique — Couvertures les dépenses liées au mieux-être mental, physique et lié au mode de vie, améliorant satisfaction globale au travail.
- Encourage la santé préventive — Favorise forme physique, réduction du stress et meilleur équilibre travail-vie personnelle, en réduisant les coûts des soins de santé à long terme.
Guide étape par étape pour la création d'un compte de dépenses pour le mieux-être
Étape 1 : Définir les objectifs et le budget de la WSA
Avant de mettre en œuvre un ÉTAIT, l'employeur doit déterminer pourquoi ils mettent en place le programme et combien il faut allouer par employé.
Principales considérations :
- Taille de l'entreprise et démographie de la main-d'œuvre — Les employés sont-ils plus intéressés par le remboursement de la condition physique, le mieux-être mental ou le perfectionnement professionnel ?
- Allocations annuelles et mensuelles — De nombreuses entreprises offrent 500$ à 3 000$ par année, selon le budget et les besoins des employés.
- Incidences fiscales — Les WAS sont pris en compte avantages imposables sous le régime de l'Agence du revenu du Canada (ARC), ce qui signifie que les employés verront le montant ajouté à leur revenu imposable.
Étape 2 : Déterminer les dépenses admissibles
Les employeurs ont la souplesse nécessaire pour définir la couverture WSA en fonction des objectifs de l'entreprise. Les catégories communes comprennent :
Dépenses liées à l'exercice physique et à la condition physique
- Abonnements à des gymnases, cours de conditionnement physique, yoga, CrossFit
- Appareils de conditionnement physique à domicile, appareils de suivi de la condition physique à port
- Frais de club de sport, séances d'entraînement personnelles
Santé mentale et gestion du stress
- Services de thérapie et de counseling
- Programmes de méditation et de pleine conscience
- Applications de coaching en santé mentale
Mode de vie et équilibre travail-vie personnelle :
- Équipement de bureau ergonomique (chaises, bureaux, tapis debout)
- Frais de garde d'enfants et de soins aux personnes âgées
- Planification financière et encadrement
Étape 3 : Mise en place d'un système administratif pour les remboursements
A La WSA nécessite un processus de gestion des réclamations simple et efficace. Les employeurs peuvent :
- Utiliser les systèmes internes des RH pour suivre et approuver les remboursements manuellement.
- Partenariat avec un administrateur tiers comme GoKLaim pour traiter les demandes de remboursement de la WSA par voie numérique.
- Offrez des allocations de bien-être prépayées où les employés reçoivent financement initial au lieu de présenter des réclamations.
Étape 4 : Communiquer le programme WSA aux employés
A un plan clair et bien communiqué veille à ce que les employés comprennent parfaitement comment utiliser leur WSA. Les employeurs devraient :
- Fournir un document détaillé de la FAQ décrivant les dépenses admissibles et les processus de présentation des demandes de remboursement.
- Offrir un guide étape par étape sur la façon de présenter des reçus aux fins de remboursement.
- Utilisation ateliers ou webinaires internes expliquer les avantages de la WSA ; comment les employés peuvent maximiser leurs fonds pour le mieux-être.
Étape 5 : Mettre en œuvre un processus simple de demande de remboursement
Les employés devraient le trouver facile et rapide pour utiliser leurs fonds de la WSA. Une fluidité Processus de présentation des demandes comprend :
- Les employés font un achat lié au bien-être dans les catégories admissibles.
- Ils soumettent un reçu par l'entremise d'un portail en ligne (ou courriel désigné des RH).
- L'employeur ou l'administrateur des avantages sociaux traite et rembourse les dépenses du prochain cycle de paie.
Étape 6 : Surveiller et optimiser le programme
Les employeurs devraient : suivre l'utilisation de la WSA et la rétroaction des employés d'apporter des ajustements au fil du temps. Les mesures clés à surveiller comprennent :
- Taux de participation — Quel pourcentage d'employés utilisent leurs WSA ?
- Catégories de dépenses populaires — Les employés dépensent davantage pour des avantages pour la forme physique, le bien-être mental ou le mode de vie ?
- Utilisation du budget — Est-ce que les employés utilisent leur Allocations complètes de la WSAou est-ce qu'il reste du financement ?
Des sondages de rétroaction réguliers peuvent aider optimiser et élargir le programme est fondé sur les besoins des employés.
Pratiques exemplaires pour maximiser l'efficacité de la WSA
- Encourager la culture du mieux-être — Promouvoir la Programme WSA aux côtés d'un programme plus large initiatives de mieux-être en milieu de travail (p. ex. problèmes de conditionnement physique en entreprise, programmes de sensibilisation à la santé mentale).
- Offrir de la flexibilité — Considérez augmenter les dépenses admissibles basé sur demandes des employés et tendances émergentes en matière de mieux-être.
- Utiliser la technologie à des fins d'efficacité — Automatiser le traitement des demandes et les remboursements grâce à un plateforme numérique d'administration des avantages sociaux comme GoKLaim.
Comment GoKlaiM simplifie l'administration de la WSA
Manipulation Remboursements WSA manuellement peut être chronophage pour les équipes RH. GoKLaim fournit un plateforme conviviale et automatisée qui simplifie Gestion du compte de dépenses pour le mieux-être.
Pourquoi choisir GoKlaiM ?
- Plans WSA personnalisables — Les employeurs peuvent définir les limites de financement et la définition des catégories de dépenses admissibles adaptés à leur effectif.
- Traitement numérique transparent des demandes — Les employés peuvent soumettre des reçus, suivre les remboursements et accéder aux fonds sans tracas.
- Perspectives fondées sur les données — Les employeurs peuvent surveiller la participation des WSA, les tendances en matière de dépenses et l'engagement des employés au moyen d'un tableau de bord intuitif.
Pour les entreprises qui cherchent mettre en œuvre un programme WSA sans effort, GoKlaiM offre une solution tout-en-un améliorer mieux-être des employés tout en réduisant le fardeau administratif.
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Employeurs recherchant avantages sociaux modernes et flexibles pour le mieux-être des employés peut avoir un effet de levier Des services de sécurité pour soutenir la santé et la satisfaction de la main-d'œuvre. En utilisant GoKLaim, les entreprises peuvent s'assurer : un programme WSA homogène et évolutif, en aidant les employés à prendre le contrôle de leur mieux-être et équilibre travail-vie personnelle.
